Polityka prywatności Polska Logistyka Kolejowa

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Polska Logistyka Kolejowa z siedzibą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, działającą w branży transportu i logistyki.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Polska Logistyka Kolejowa (dalej: „Administrator” lub „Spółka”). Z Administratorem można skontaktować się pisemnie na adres jego siedziby lub za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych na stronie internetowej Spółki.

1.3. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami prawa polskiego.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

2.1. W zależności od rodzaju relacji ze Spółką (klient, kontrahent, przedstawiciel kontrahenta, osoba kontaktowa, użytkownik strony internetowej, kandydat do pracy), Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON);
• dane kontaktowe (np. adres e‑mail, numer telefonu, adres do korespondencji);
• dane dotyczące zawieranych umów i realizowanych usług (np. treść umowy, historia zamówień, informacje o przesyłkach i ładunkach, trasy transportu);
• dane rozliczeniowe i finansowe (np. numery rachunków bankowych, dane na fakturach);
• dane zgromadzone w korespondencji z Administratorem (np. treść zapytań, reklamacji);
• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej (np. adres IP, dane o urządzeniu, pliki cookies, dane statystyczne).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

• zawarcia i wykonywania umów związanych z usługami transportu i logistyki, obsługą przewozów kolejowych i usług pokrewnych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów prawa transportowego, podatkowego, celnego, rachunkowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• prowadzenia bieżącej komunikacji i obsługi zapytań kierowanych do Spółki (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO);
• dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, w tym zabezpieczenia i dochodzenia należności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• prowadzenia analiz biznesowych, statystyki, raportowania wewnętrznego, optymalizacji procesów logistycznych i transportowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• prowadzenia działań marketingowych dotyczących usług Spółki (w tym wysyłki informacji handlowych drogą elektroniczną) – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub zgody, jeśli jest wymagana (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• rekrutacji pracowników i współpracowników (art. 6 ust. 1 lit. a, b i c RODO oraz art. 22¹ Kodeksu pracy).

4. Odbiorcy danych osobowych

4.1. Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa lub zawartych umów, w szczególności:

• podmiotom świadczącym na rzecz Spółki usługi związane z realizacją procesów transportowych i logistycznych (np. przewoźnicy, operatorzy terminali, agencje celne, operatorzy magazynów, podwykonawcy);
• podmiotom świadczącym na rzecz Spółki usługi pomocnicze (np. usługi IT, hostingu, utrzymania i serwisu systemów informatycznych, obsługi prawnej, doradczej, księgowej i audytorskiej);
• instytucjom państwowym i organom administracji publicznej, w szczególności organom skarbowym, celnym, organom nadzoru oraz innym uprawnionym na podstawie przepisów prawa;
• bankom, operatorom płatności i ubezpieczycielom, w zakresie niezbędnym do realizacji rozliczeń, zabezpieczenia transakcji lub likwidacji szkód.

4.2. Wszyscy odbiorcy danych są zobowiązani do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, a podmioty przetwarzające dane na rzecz Administratora działają na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

5.1. Co do zasady Spółka nie przekazuje danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w związku ze specyfiką usług transportowych i logistycznych niezbędne będzie przekazanie danych do państwa trzeciego, nastąpi to wyłącznie w granicach dozwolonych prawem, w szczególności na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony;
• standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską;
• innych odpowiednich zabezpieczeń, o których mowa w RODO.

5.2. W takich przypadkach osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo do uzyskania informacji o stosowanych zabezpieczeniach.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, w których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy;
• przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności podatkowymi i rachunkowymi;
• przez okres prowadzenia korespondencji i obsługi zapytań, nie dłużej niż jest to konieczne do udzielenia odpowiedzi i załatwienia sprawy;
• w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, o ile dalsze przetwarzanie nie wynika z innej podstawy prawnej;
• w przypadku rekrutacji – przez czas trwania danej rekrutacji, a w przypadku zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – do czasu wycofania zgody lub przez okres wskazany w treści zgody.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych oraz uzyskania ich kopii;
• prawo sprostowania (poprawiania) danych, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne;
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w przepisach prawa;
• prawo ograniczenia przetwarzania danych;
• prawo przenoszenia danych, w zakresie przewidzianym w art. 20 RODO;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania oraz wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego;
• prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

7.2. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych wskazanych na stronie internetowej Spółki lub w korespondencji kierowanej do Administratora.

8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

8.1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

9. Zasady bezpieczeństwa danych

9.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpieczające dane przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem.

9.2. Do danych mają dostęp wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, przeszkolone w zakresie ochrony danych i zobowiązane do zachowania poufności.

10. Pliki cookies i dane zbierane w sposób automatyczny

10.1. Podczas korzystania ze strony internetowej Polska Logistyka Kolejowa mogą być automatycznie gromadzone dane zawarte w logach systemowych oraz dane zbierane za pośrednictwem plików cookies i podobnych technologii.

10.2. Pliki cookies wykorzystywane są w celach:

• zapewnienia prawidłowego działania strony i jej podstawowych funkcji;
• analizy ruchu na stronie, prowadzenia statystyk oglądalności i badania sposobu korzystania ze strony;
• dostosowania treści strony do preferencji użytkownika.

10.3. Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym je ograniczyć lub wyłączyć. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje dostępne na stronie.

11. Profilowanie

11.1. Spółka co do zasady nie prowadzi zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania wywołującego wobec osób skutki prawne lub w podobny istotny sposób na nie wpływającego.

11.2. W ramach działań marketingowych możliwe jest stosowanie podstawowego profilowania (np. segmentacja klientów według rodzaju usług, z których korzystają), które nie prowadzi do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany i opiera się na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.

12. Zmiany Polityki prywatności

12.1. Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, zmian w sposobie przetwarzania danych oraz rozwoju oferowanych usług transportowych i logistycznych.

12.2. Zmieniona Polityka prywatności będzie publikowana na stronie internetowej Polska Logistyka Kolejowa i obowiązuje od dnia jej ogłoszenia, chyba że wyraźnie wskazano inny termin wejścia w życie.

13. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

13.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych na stronie internetowej Polska Logistyka Kolejowa wraz z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.